Rozliczanie mediów jawi się jako trudne i skomplikowane zajęcie zabierające dużo czasu.

Czy tak musi być?
Najważniejsze to znaleźć system, który Tobie będzie najbardziej odpowiadał i nabrać trochę doświadczenia, oswoić się z tym zajęciem.
Muszę się przyznać, że ja w dużej mierze podpieram się zdolnościami i cierpliwością swojego męża 🙂
Dlatego też rozumiem, każdego kto czuje ból zmierzenia się z tym tematem. Mam nadzieję, że ten artykuł pomoże Ci w tym.

Na początek należy się zastanowić kto za co pokrywa koszty. Co powinien zapłacić właściciel a co najemca (osoba wynajmująca mieszkanie od właściciela).

O jakie opłaty może tu chodzić?

Najważniejsze z nich to należność za:

– prąd (rachunek wystawiany zwykle raz na dwa miesiące, rozliczenie co pół roku)
– gaz (rachunek raz na dwa miesiące, rzeczywiste zużycie podawane raz do roku)
– internet/telewizja (co miesiąc)
– CO (centralne ogrzewanie – prognozowane zużycie co miesiąc a rzeczywiste zużycie podawane raz do roku)
– woda (ciepła, zimna i odprowadzanie ścieków – prognozowane zużycie co miesiąc a rzeczywiste zużycie podawane raz do roku)
– czynsz administracyjny/spółdzielczy (czynsz płacony do wspólnoty mieszkaniowej – zwykle obejmuje takie opłaty jak: zaliczki na wodę i CO, sprzątanie części wspólnych budynku, ochronę, fundusz remontowy, itp – płacony raz w miesiącu)
ale także:
– użytkowanie wieczyste, gdy grunt na którym stoi nieruchomość nie jest własnością (raz na rok)
– koszt ubezpieczenia mieszkania (raz w roku)

Ważne jest, żeby Twój najemca wiedział kto co płaci, jakich może się spodziewać poszczególnych i całościowych kosztów.
To da również Tobie jasność jakich zysków z najmu, po odliczeniu wszystkich opłat, możesz się spodziewać.

Po ustaleniu kogo jakie koszty obowiązują, ważne jest też ustalenie kto fizycznie dokonuje wpłat.
Wszystko to powinno być spisane w umowie i jasne dla obu stron.

Sposoby rozliczania mediów mogą być przeróżne.

Może być tak, że wszystkie ustalone w umowie koszty będą po stronie najemcy. Ja właśnie tak robię, poza może telewizją a czasem też internetem – po stronie najemcy jest spisanie umowy np.z UPC.
Załóżmy, że wszystkie powyższe opłaty (czynsz, prąd, gaz, podatek, ubezpieczenie itd) wynoszą 1000 zł. Ja wystawiam ogłoszenie wynajmu 2-pokojowego mieszkania za 2000 zł bez dodatkowych opłat dla najemcy.
Wtedy najemca płaci mi 1000 zł zaliczką za wszystkie opłaty podzielone na miesiąc oraz 1000 zł czynszu dla mnie (mojego zysku). Zaletą takiego rozwiązania jest to, że najemca stara się ograniczyć zużycie mediów, bo płaci za nie według tego ile sam zużyje. Zaletą też jest niższy podatek od nieruchomości, bo liczony od kwoty zysku, czyli tego 1000 zł a nie od całości czyli 2000 zł.
Takie rozdzielenie opłat od czynszu dla właściciela mieszkania powinno być opisane w umowie.

Może być tak, że właściciel ze względu na wygodę i niechęć do wszystkich rozliczeń ustali cenę wynajmu takiego mieszkania na 2000 zł bez rozgraniczenia jaka część idzie na opłaty a jaka jest jego zyskiem. Zapłaci wtedy wyższy podatek, bo od kwoty 2000 zł (a nie 1000 zł zysku), ale ma tę wygodę, że nie przedstawia najemcy wszystkich rachunków za media, bo najemca płaci zawsze 2000 zł, niezależnie od zużycia prądu, gazu czy wody. Może za wszystko zapłacić od razu z góry i już nie przejmować się rachunkami. Minusem takiego rozwiązania jest mniejszy zysk (bo podatek jest większy) oraz to, że najemca może zużywać dowolnie dużo prądu, wody i gazu a niezależnie od tego zapłaci 2000 zł.

Może być tak, że mimo, że pokrycie kosztów prądu i gazu należy do najemcy, to fizycznie rachunki będzie płacił właściciel. Bo pewniej się z tym czuje, bo ma wtedy nad tym większą kontrolę .
W takim wypadku najemca przekazuje właścicielowi prognozowaną kwotę pieniędzy potrzebną na opłacenie rachunków za prąd i gaz a właściciel fizycznie wpłaca je na konto np. RWE i PGNiG.
Jeśli widzi, że np. prąd i gaz wynosi przez cały rok średnio 1000 zł za miesiąc, to pobiera tę kwotę co miesiąc od najemcy. Może być tak, że w niektórych miesiącach będzie to kwota zawyżona a w niektórych zaniżona, ale w odniesieniu do całego roku odpowiednia.
Najemca może wtedy mieć zlecenie stałe na przelewanie określonej sumy wynajmującemu i jest to dość wygodne.
Zaletą tego rozwiązania jest kontrola nad rzetelnością i terminowością płacenia rachunków, bo sam właściciel się tym zajmuje.
Wadą jest za to czas jaki na to trzeba poświęcić oraz to, że co parę miesięcy lub na zakończenie umowy najmu – należy rozliczyć się z najemcą z pobranych zaliczek. Oddać mu daną kwotę, jeśli zaliczki były przeszacowane lub poprosić o wpłacenie dodatkowych środków, jeśli zaliczki były niedoszacowane.

Może być również tak, że przesyłasz skan rachunku z dokładną kwotą jaka tam jest – najemca wpłaca ją Tobie a Ty należnej instytucji.
Można też umówić się z najemcą, że to on fizycznie wpłaca pieniądze na konto firmy elektrycznej i gazowej i przesyła Tobie potwierdzenie wpłaty.
Takie rozwiązania są dobre, ale należy pamiętać, że niektóre rachunki przychodzą co miesiąc, niektóre co 2 miesiące, a niektóre co pół roku lub nawet co rok. Nie da się więc co miesiąc pokazywać najemcy wszystkich rachunków, co najwyżej podawać prognozowane zużycie poparte za jakiś czas rzeczywistym rachunkiem.

Innym rozwiązaniem rozliczania mediów jest opcja, że najemca przepisze na siebie umowę z firmą dostarczającą gaz i prąd. Wtedy to na niego bezpośrednio będą wystawiane rachunki i to on będzie rozliczany za dany okres, czyli okres wynajmu.
Jest to w miarę prosty zabieg – wystarczy, że najemca ma umowę najmu i pobierze formularz ze strony internetowej.
Zaletą jest to, że właściciela nie obciążają długi najemcy, nawet jeśli wcześniej się wyprowadzi to właściciel ponownie zawiera umowę z dostawcą i jest niezależny od poprzedniej osoby.

Ostatnim wariant jest drogi choć bardzo wygodny. Zainstalowanie licznika przedpłatowego, który pozwala na dostarczanie energii elektrycznej po wpisaniu odpowiedniego kodu, za uzyskanie którego wcześniej się płaci. Na razie jednak nie jest to zbyt popularne rozwiązanie w Polsce.

Mam nadzieję, że przybliżyłam choć trochę sposoby rozliczania mediów z najemcą. Istnieje wiele innych wariacji i jest to tylko kwestia dogadania się z najemcą.

Wybór najlepszego rozwiązania należy do Ciebie 🙂

W drugiej części artykułu opiszę jak spisywać liczniki oraz jak obliczać rzeczywiste zużycie mediów.