Rozliczanie mediów jawi się jako trudne i skomplikowane zajęcie zabierające dużo czasu.
Czy tak musi być?
Najważniejsze to znaleźć system, który Tobie będzie najbardziej odpowiadał i nabrać trochę doświadczenia, oswoić się z tym zajęciem.
Muszę się przyznać, że ja w dużej mierze podpieram się zdolnościami i cierpliwością swojego męża 🙂
Dlatego też rozumiem, każdego kto czuje ból zmierzenia się z tym tematem. Mam nadzieję, że ten artykuł pomoże Ci w tym.
Na początek należy się zastanowić kto za co pokrywa koszty. Co powinien zapłacić właściciel a co najemca (osoba wynajmująca mieszkanie od właściciela).
O jakie opłaty może tu chodzić?
Najważniejsze z nich to należność za:
– prąd (rachunek wystawiany zwykle raz na dwa miesiące, rozliczenie co pół roku)
– gaz (rachunek raz na dwa miesiące, rzeczywiste zużycie podawane raz do roku)
– internet/telewizja (co miesiąc)
– CO (centralne ogrzewanie – prognozowane zużycie co miesiąc a rzeczywiste zużycie podawane raz do roku)
– woda (ciepła, zimna i odprowadzanie ścieków – prognozowane zużycie co miesiąc a rzeczywiste zużycie podawane raz do roku)
– czynsz administracyjny/spółdzielczy (czynsz płacony do wspólnoty mieszkaniowej – zwykle obejmuje takie opłaty jak: zaliczki na wodę i CO, sprzątanie części wspólnych budynku, ochronę, fundusz remontowy, itp – płacony raz w miesiącu)
ale także:
– użytkowanie wieczyste, gdy grunt na którym stoi nieruchomość nie jest własnością (raz na rok)
– koszt ubezpieczenia mieszkania (raz w roku)
Ważne jest, żeby Twój najemca wiedział kto co płaci, jakich może się spodziewać poszczególnych i całościowych kosztów.
To da również Tobie jasność jakich zysków z najmu, po odliczeniu wszystkich opłat, możesz się spodziewać.
Po ustaleniu kogo jakie koszty obowiązują, ważne jest też ustalenie kto fizycznie dokonuje wpłat.
Wszystko to powinno być spisane w umowie i jasne dla obu stron.
Sposoby rozliczania mediów mogą być przeróżne.
Może być tak, że wszystkie ustalone w umowie koszty będą po stronie najemcy. Ja właśnie tak robię, poza może telewizją a czasem też internetem – po stronie najemcy jest spisanie umowy np.z UPC.
Załóżmy, że wszystkie powyższe opłaty (czynsz, prąd, gaz, podatek, ubezpieczenie itd) wynoszą 1000 zł. Ja wystawiam ogłoszenie wynajmu 2-pokojowego mieszkania za 2000 zł bez dodatkowych opłat dla najemcy.
Wtedy najemca płaci mi 1000 zł zaliczką za wszystkie opłaty podzielone na miesiąc oraz 1000 zł czynszu dla mnie (mojego zysku). Zaletą takiego rozwiązania jest to, że najemca stara się ograniczyć zużycie mediów, bo płaci za nie według tego ile sam zużyje. Zaletą też jest niższy podatek od nieruchomości, bo liczony od kwoty zysku, czyli tego 1000 zł a nie od całości czyli 2000 zł.
Takie rozdzielenie opłat od czynszu dla właściciela mieszkania powinno być opisane w umowie.
Może być tak, że właściciel ze względu na wygodę i niechęć do wszystkich rozliczeń ustali cenę wynajmu takiego mieszkania na 2000 zł bez rozgraniczenia jaka część idzie na opłaty a jaka jest jego zyskiem. Zapłaci wtedy wyższy podatek, bo od kwoty 2000 zł (a nie 1000 zł zysku), ale ma tę wygodę, że nie przedstawia najemcy wszystkich rachunków za media, bo najemca płaci zawsze 2000 zł, niezależnie od zużycia prądu, gazu czy wody. Może za wszystko zapłacić od razu z góry i już nie przejmować się rachunkami. Minusem takiego rozwiązania jest mniejszy zysk (bo podatek jest większy) oraz to, że najemca może zużywać dowolnie dużo prądu, wody i gazu a niezależnie od tego zapłaci 2000 zł.
Może być tak, że mimo, że pokrycie kosztów prądu i gazu należy do najemcy, to fizycznie rachunki będzie płacił właściciel. Bo pewniej się z tym czuje, bo ma wtedy nad tym większą kontrolę .
W takim wypadku najemca przekazuje właścicielowi prognozowaną kwotę pieniędzy potrzebną na opłacenie rachunków za prąd i gaz a właściciel fizycznie wpłaca je na konto np. RWE i PGNiG.
Jeśli widzi, że np. prąd i gaz wynosi przez cały rok średnio 1000 zł za miesiąc, to pobiera tę kwotę co miesiąc od najemcy. Może być tak, że w niektórych miesiącach będzie to kwota zawyżona a w niektórych zaniżona, ale w odniesieniu do całego roku odpowiednia.
Najemca może wtedy mieć zlecenie stałe na przelewanie określonej sumy wynajmującemu i jest to dość wygodne.
Zaletą tego rozwiązania jest kontrola nad rzetelnością i terminowością płacenia rachunków, bo sam właściciel się tym zajmuje.
Wadą jest za to czas jaki na to trzeba poświęcić oraz to, że co parę miesięcy lub na zakończenie umowy najmu – należy rozliczyć się z najemcą z pobranych zaliczek. Oddać mu daną kwotę, jeśli zaliczki były przeszacowane lub poprosić o wpłacenie dodatkowych środków, jeśli zaliczki były niedoszacowane.
Może być również tak, że przesyłasz skan rachunku z dokładną kwotą jaka tam jest – najemca wpłaca ją Tobie a Ty należnej instytucji.
Można też umówić się z najemcą, że to on fizycznie wpłaca pieniądze na konto firmy elektrycznej i gazowej i przesyła Tobie potwierdzenie wpłaty.
Takie rozwiązania są dobre, ale należy pamiętać, że niektóre rachunki przychodzą co miesiąc, niektóre co 2 miesiące, a niektóre co pół roku lub nawet co rok. Nie da się więc co miesiąc pokazywać najemcy wszystkich rachunków, co najwyżej podawać prognozowane zużycie poparte za jakiś czas rzeczywistym rachunkiem.
Innym rozwiązaniem rozliczania mediów jest opcja, że najemca przepisze na siebie umowę z firmą dostarczającą gaz i prąd. Wtedy to na niego bezpośrednio będą wystawiane rachunki i to on będzie rozliczany za dany okres, czyli okres wynajmu.
Jest to w miarę prosty zabieg – wystarczy, że najemca ma umowę najmu i pobierze formularz ze strony internetowej.
Zaletą jest to, że właściciela nie obciążają długi najemcy, nawet jeśli wcześniej się wyprowadzi to właściciel ponownie zawiera umowę z dostawcą i jest niezależny od poprzedniej osoby.
Ostatnim wariant jest drogi choć bardzo wygodny. Zainstalowanie licznika przedpłatowego, który pozwala na dostarczanie energii elektrycznej po wpisaniu odpowiedniego kodu, za uzyskanie którego wcześniej się płaci. Na razie jednak nie jest to zbyt popularne rozwiązanie w Polsce.
Mam nadzieję, że przybliżyłam choć trochę sposoby rozliczania mediów z najemcą. Istnieje wiele innych wariacji i jest to tylko kwestia dogadania się z najemcą.
Wybór najlepszego rozwiązania należy do Ciebie 🙂
W drugiej części artykułu opiszę jak spisywać liczniki oraz jak obliczać rzeczywiste zużycie mediów.
Kocham rozmowy z ciekawymi ludźmi oraz kontakt z przyrodą w każdej postaci. Chcę Ci pokazać jak łatwiej zarabiać na wynajmie swojego mieszkania oraz gdzie możesz znaleźć swojego najemcę idealnego. 
Przelew za wynajem – jaki powinien mieć tytuł?
Rozliczanie mediów w najmie – cz.1
Gdzie ogłaszać mieszkanie na wynajem?
Mam pytanie. jak wygląda kwestia zwrotu nadpłaty ew. niedopłaty za wodę i ścieki w przypadku gdy ustalona jest kwota czynszu 2000zł za najem i opłaty za wode i ścieki (opłaty za czynsz do administracji uiszcza wynajmujący)? Rozliczenia z administracji sa co pół roku. Nadpata idzie na poczet oplat w kolejnym miesiącu.
Ciężko mi tu coś doradzać, bo to zależy od umowy i zapisów, jakie się tam znalazły odnośnie zasad rozliczania mediów z najemcą. Dobrze jak jest to w umowie bardzo jasno określone.
Zgroza z dwoma ostatnimi punktami do pokrycia przez najemce.
Wyłącznie właściciel płaci użytkowanie wieczyste, podatek od nieruchomości i ubezpieczenie. Zasada jest prosta, płaci to ten, do kogo należy mieszkanie,ja dołączenie do opłat najemcy nie może mieć miejsca. Najemce pokrywa swoje koszty.
Zgadzam się, że ustawa o gospodarce nieruchomościami mówi min. o tym, że użytkowanie wieczyste powinien opłacać właściciel mieszkania, jednak wyroki sądów oraz różne interpretacje zapisów mówią o tym, że najemca może być obciążony obowiązkiem uiszczenia opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste w przypadku, kiedy zawarto w umowie najmu między właścicielem a najemcą odpowiednią klauzulę albo odrębną umowę tak stanowiącą. Tak więc właściciel może w umowie zobowiązać najemcę do ponoszenia tych opłat. Konsultowałam się kiedyś z paroma osobami w tej sprawie, bardziej w tym obeznanymi – i opinie były podzielone pół na pół, czy można tak robić 🙂 Po prostu polskie prawo tak ma 🙂 Mogę przestać przerzucać koszty użytkowania wieczystego, podatku od nieruchomości i ubezpieczenia z najemcy na siebie, ale wtedy podnoszę kwotę najmu (tzw.odstępnego), żeby nadal tyle zarobić na wynajmie, ile planowałam. Czy najemca zapłaci 1500 zł + 500 zł rachunków, czy 1300 zł + 700 zł rachunków i tak wyda ok. 2000 zł za wynajem mieszkania. To oczywiście moje zdanie, wypracowane wielokrotnie w praktyce.
Mam pytanie, jeśli w umowie najmu Wynajmujący nie określił ponoszenia kosztów przez Najemce za zużycie mediów dokładnie CO (inne zawarł, takie jak energia elektryczna, zużycie wody etc.) to ma prawo zażądać zapłaty? Z góry dziękuję z odpowiedź.
Myślę, że to zależy od innych zapisów umowy. U siebie w umowie nie mam dokładnie wyszczególnionych wszystkich kosztów, przy czym akurat CO i inne najważniejsze są :). Na końcu wymienianych mediów jest „itp” co otwiera pole manewru. Dodatkowo dalej jest zapis, że „Wszelkie opłaty eksploatacyjne obciążają Najemcę” i że orientacyjny koszt tych opłat wynosi tyle i tyle. Jeśli w tym wypadku najemca wiedział, że koszt wszystkich opłat eksploatacyjnych ma wynosić ok.500 zł i to CO w tym koszcie się mieści, to wydaje mi się w porządku, że będzie płacił też za to. Jednak najemcą, zwłaszcza świadomy, lub niezadowolony a może też zaskoczony kosztami mediów, może oczywiście się odwoływać do braku takich zapisów w umowie. Praktycznie jednak patrząc – co mogą zrobić obie strony konfliktu – czy to najemca czy wynajmujący? Jednym wyjściem jest pożegnanie się i zerwanie umowy a innym sprawa w sądzie. Na to mało kto, znając nasze sądy, się decyduje. Jest jeszcze coś takiego jak „sąd arbitrażowy wynajmujących” np. w Warszawie, który rozpatruje ekspresowo spory właściciel-najemca, ale o ile wiem, trzeba być członkiem stowarzyszenia Mieszkanicznik.
Taka bardziej porada z życia niż profesjonalna. Sporo nieścisłości i błędnych informacji. Zawsze można rozliczyć się skala i koszty odpisać.
A o co konkretnie chodzi?
Witam. Kto ma rozliczyć media po wypowiedzeniu umowy najmu jeśli kilka miesięcy po wypowiedzeniu zmienił się właściciel i administracja? Ile czasu ma adm. na rozliczenie mediów?
Po wypowiedzeniu umowy najmu ustawowo właściciel mieszkania ma 31 dni na rozliczenie kaucji, w tym i mediów. Niestety nie wiem ile czasu ma administracja na rozliczenie mediów – czasami potrafią na prośbę właściciela zrobić to z dnia na dzień, czasami trzeba czekać na ogólne rozliczenie dla całego budynku – to zależy od rodzaju danych mediów no i pewnie przepisów wewnętrznych oraz życzliwości osób tam pracujących 🙂
Kaucję zwracasz w przeciągu miesiąca, a jak rozliczenie przyjdzie za kilka miesięcy to wzywasz najemcę do zaplaty za te media (np. Okres rozliczeniowy za ogrzewanie od lipca do czerwca A najemcą wyprowadził się w wrześniu to defekto rozliczenie za lipiec sierpi3n przyjdzie dopiero np. We wrześniu za rok :)…
Nie zapłaci to kierujesz sprawę do Sądu…
Można pójść na jakieś uproszczenia np że w chwili wyprowadzi rozliczanie się po cenach z poprzedniego okresu rozliczeniowego np. Najemca zuzyl 300 kWh prąd więc przyjmująca cena kWh z poprzedniego okresu i zamykanie temat, lecz musi być zgoda obu stron, w przeciwnym razie trzeba czekać czekać….
Płacę zaliczkę na ogrzewanie wraz ciepła woda 350 zł od lipca zeszłego roku do czerwca tego roku, wynajmuje mieszkanie 48 metrów czy należy mi się rozliczenie od wynajmującego? Dzięki za odpowiedź
Zawsze należy się rozliczenie od wynajmującego, niezależnie od metrażu i wysokości zaliczki – chyba że Państwa umowa przewiduje inaczej.
Mam pytanie odnośnie przedstawiania rachunków ze spoldzielni (co. rozliczone raz w roku) i woda (co pól roku). Otóż wlaściciel przedstawia mi tylko rachunki w przypadku jak jest niedopłata, ale nie przedklada ich kiedy (w domniemaniu) jest nadpłata. Wynikiem tego, jest to że (najprawdopodobniej) zarabia na nadplatach, które powinny być przeznaczone na poczet przyszłych niedopłat, ale się tak nie dzieje. Podejrzewam zatem, że on zyskuje na nadpłatach, ktore w jakiś sposób wypłaca, a nam przychodzi rachunek do zaplaty (mimo, że zużucie co. i wody wcale nie bylo wieksze). Czy mogę zażądać przedstawienia wszystkich rachunkow od momentu wproewadzenia się, zeby porównać zużycie? jest jakis przepis? Z gory bardzo dziękuję za odpowiedź.
Oczywiście wszystkie rachunki powinny być do wglądu dla najemcy, ale to reguluje umowa jaką Państwo ze sobą zawarliście. U mnie jest informacja, że po rozliczeniu daję wszystkie dokumenty do wglądu na żądanie najemcy. Jeśli zatrudnię sprzątaczkę, bo było brudno i na koniec wynajmu musiała sprzątać – to też albo pokazuje rachunek (mało która niestety wystawia) albo jak chcą to podaję telefon do niej, żeby zaświadczyła jaka była cena usługi. Nie bardzo umiem coś tu doradzić, jak tylko starać się upierać przy zobaczeniu wszystkich możliwych rachunków. Możliwe, że może Pani na podstawie umowy najmu sama się zwrócić do dostawców mediów o takie informacje, ale tego nie jestem pewna.
> Może być tak, że mimo, że pokrycie kosztów prądu i gazu należy do najemcy, to fizycznie rachunki będzie płacił właściciel. Bo pewniej się z tym czuje, bo ma wtedy nad tym większą kontrolę .
Chciałem napisać, że my sobie radzimy inaczej. Udostępniamy rachunki przez BillBook bezpośrednio najemcy i on je opłaca, a my to widzimy w serwisie i dostajemy nawet powiadomienie mailem jak opłaci udostępniony rachunek. Spoko się to sprawdza.
https://www.billbook.com
Sama nie znałam wcześniej takiego rozwiązania, chętnie bym posłuchała relacji kogoś, kto to przetestował i nie jest związany z firmą, która ten program tworzyła 🙂
Dlaczego nie można w umowie zapisać cen jednostkowych za zużycie mediów i zpisywac liczniki co miesiąc, żeby wyliczyć ile najemca ma zapłacić wynajmujacemu. Wydaje się to najprostszym rozwiązaniem. Mam ceny od wspólnoty i od dostawcy energii, więc po co bawić się w prognozowanie, jeżeli można spisać dokładną ilość zużytych mediów i zażądać zapłaty.
Oczywiście, że można i tak zrobić, tyle że według mnie spisywanie co miesiąc liczników jest dość męczące – a tak rozliczam co pół roku lub po roku wszystkie te media, bo i tak są różne wahania a dodatkowo jeszcze raz na rok lub pół roku przychodzi ze wspólnoty rozliczenie końcowe i się wszystko komplikuje. Nie upieram się, że jest to najlepsze rozwiązanie. Jedni wolą tak, inni inaczej. Pewnie w proponowanym przez ciebie rozwiązaniu sam najemca mógłby co miesiąc robić zdjęcia liczników i wysyłać je właścicielowi. Może rozwiązaniem jest tutaj skorzystanie z Systemu Obsługi Najmu SON? https://wow.systemobsluginajmu.pl/
Dzień dobry, mam pytanie dotyczące rozliczenia za ciepło w wynajmowanym mieszkaniu. Najemnik chce wynajmować mieszkanie do końca czerwca, natomiast faktura z rozliczeniem indywidualnych kosztów ciepła za okres grzewczy, w trakcie którego najemnik wynajmował lokal, jest wystawiana dopiero kilka miesięcy później. Jak zabezpieczyć się w umowie przed płaceniem ewentualnej niedopłaty? Czy mogę skonstruować umowę w ten sposób, że okres najmu kończy się wraz z końcem czerwca a w razie niedopłaty najemca rozlicza ją po okresie najmu? Czy w przypadku zapisu, że umowa najmu jest zawierana na okres do końca czerwca, nie zwalnia to automatycznie najemcy z obowiązku pokrycia niedopłaty, o której dowiemy się dopiero później? Dziękuję za odpowiedź.
Odpowiem z praktycznego punktu widzenia. Rozliczenie zużycia ciepła kiedy nie ma liczników jest bardzo trudne. Kaucję należy oddać do 30 dni od zakończenia umowy, więc nie będzie zabezpieczeniem tej opłaty. Ciężko też mimo zapisów w umowie nakłonić najemcę do zapłacenia zaległości po wyprowadzce.
1.Rozliczam się na zasadach ogólnych i zastanawiam się jak ewidencjonować zaliczkę za media. Dzielić przychód najmu na czynsz i media i wystawiać oddzielne faktury?
2.Pobieram zaliczkę za zużycie mediów. Co 2 miesiące dokonuję spisania liczników i rozliczam faktyczne zużycie. Czy konieczne jest bym wystawiła jakiś konkretny dokument/ fakturę czy może takie rozliczenie się odbyć na podstawie korespondencji mailowej?
Nie jestem doradcą podatkowym ale z tego co wiem, to z US należy rozliczyć się tylko za czynsz najmu czyli tzw. odstępne znaczy nasz zysk. Ważne jest żeby w umowie była oddzielona kwota czynszu najmu od kwoty zaliczki na media. Fakturę wystawia się jedną ale musi zawierać dwie pozycje – osobna dla czynszu najmu/odstępnego i osobna dla opłat eksploatacyjnych. Rozliczenie moim zdaniem może odbyć się na postawie maila tak jak i wysłanie faktury comiesięczne, ale powinny być potwierdzone dokumentem księgowym. Może być to faktura ale wystarczy też nota księgowa.
Wynajmuje mieszkanie od kilku lat, rozliczenie za wodę mamy co pół roku (dostajemy dokument ze wspólnoty od właścicieli) i regulujemy naleŻnośc, max do 600zł. Teraz dostaliśmy inaczej wyglądający rachunek na kwotę 1400zł. Udało nam się ustalić, że właściciele mają zaległości w czynszu administracyjnym( według umowy płaci go właściciel) stąd taka opłata bo zużycie nie jest pomniejszone o zaliczki na wodę i CO zawarte czynszu.Właściciele naciskaja żebyśmy zapłacili całą kwotę 1400, bo to nasze zużycie , ale co z kwestia nie płacenia przez nich czynszu, kwota jest ponad dwukrotnie większa niż do tej pory a nasze zużycie większe od poprzednich o 3 m3.
Dużo zależy jak dokładnie wygląda Państwa umowa. Czy jest tam mowa kto płaci zaliczki na wodę będące składową czynszu. W każdym razie nie można od kogoś pobrać dwa razy opłaty za to samo. Jeśli Państwo płacili zaliczki na wodę a właściciele nie przekazali je do wspólnoty to nie mogą wymagać że zapłacą Państwo jeszcze raz za zaliczkowaną wodę.
I gdzie jest ta cz.2 ? Nigdy nie napisałaś?
No jakoś nigdy nie powstała, bo nie jest to mój ulubiony temat 🙂 A o czy konkretnie chciałbyś poczytać? Może mnie to zmotywuje do napisania artykułu 🙂
Ja czekam na część 2, bo mam kłopot jak czytać rachunki za gaz i wodę, prąd. Zainstalowałam w mieszkaniach liczniki do tych mediów. Spisałam ich stan, gdy najemca wprowadził się miesiąc temu. Teraz przychodzą rachunki i nie wiem jak liczyć, bo jest mnóstwo pozycji na nich.
Bardzo dobrze rozumiem tę trudność. Kiedy patrzę na rachunki to mam wrażenie że ktoś specjalnie je tak zamotał, żeby nic nie było jasne 🙂 Przeliczanie metrów sześciennych na kilowatogodziny to zdecydowanie nie moja bajka. Postaram się za jakiś czas zrobić wpis pomagający w tym temacie.
Na rachunku rozliczeniowym za gaz mamy podane zużycie podane w kWh jak i m3, więc operujemy m3 porównując z protokołem zdawczo-odbiorczym chwila wydania i zwrotu lokalu… no chyba że okres rozliczeniowy pokrywa się z trwania Umowy to po co wyliczać zużycie wszystko jest podane na dokumencie więc cała kwotę obciazamy najemcę. Opłaty poza liczników proporcjonalnie do czasu trwania umowy np 5/12
Rozliczenie mediów to temat woda, zawsze może dojść do sporów pomiędzy stronami.. jak jako wynajmujący mam przeznaczone 2 strony umowy na ten temat, od tego momentu wszystko jest jasne i nikt nie wnosi uwag…. opcji bardzo wiele np. Czynsz X + wszystkie opłaty ponosi najemca, lub czynsz x + media (woda ogrzewanie prąd gaz)…
Opcja 2 wydaję się mniej korzystna że względów podatkowych bo trzeba np zapłacić podatek od części oplat do SM np. 200- 500 w zależności od wielkości mieszkania (bez wody i ogrzewania) w przypadku ryczałtu Ale ta opcja powoduje mniejsze zamieszanie j jest bardziej przejrzysta… W znaczeniu czynsz X + zaliczka na media 200/300 zł… zaliczka co miesiąc rośnie A na przychodzi rozliczenie np za wodę to potrącony zaliczkę za wodę np 500 zł. Najemca otrzymuje inf o stanie zaliczki na dzień potrącenia…. jak okresy rozliczeniowe nie pokrywają się z umowa rozliczamy najemcę po licznikach mnożąc np cenę wody x m3 wody zużyte A opłaty pozostałe jakie występują obok oplat licznikowych np oplata abonamentowa handlowa etc proporcjonalnie do czasu trwania umowy w okresie rozliczeniowym… pozdr
Chętnie udzielę porad zainteresowanym camill.x000@gmail.com